Welke documenten helpen bij de opmaak van een correct EPC?

Waarom bewijsstukken belangrijk zijn

Een energiedeskundige type A moet het inspectieprotocol volgen. Mondelinge verklaringen of aannames mogen niet zomaar worden gebruikt. De berekening steunt op wat ter plaatse zichtbaar en meetbaar is en op documenten die als bewijsstuk aanvaard kunnen worden.

Wanneer isolatie of technische eigenschappen niet zichtbaar en niet aantoonbaar zijn, moet de deskundige volgens de toepasselijke regels met onbekende gegevens of standaardwaarden werken. Dat kan een ongunstiger resultaat geven dan wanneer de werkelijke uitvoering correct bewezen kan worden.

Koppel elk document duidelijk aan het pand

Een factuur of plan is vooral bruikbaar wanneer er een ontegensprekelijke link is met de onderzochte woning of het appartement. Het uitvoeringsadres, de datum, de betrokken aannemer of ontwerper en een voldoende precieze omschrijving van de werken helpen daarbij.

Een offerte toont op zichzelf niet altijd aan dat de materialen werkelijk geplaatst zijn. Een bijbehorende factuur, werfverslag, opleveringsdocument of duidelijke vaststelling ter plaatse kan nodig zijn om de uitvoering te bevestigen.

Wat u best verzamelt

Bezorg de beschikbare stukken liefst digitaal vóór het plaatsbezoek. De deskundige bepaalt vervolgens welke documenten en gegevens volgens het inspectieprotocol gebruikt mogen worden.

• Vergunnings-, bouw-, renovatie- en as-builtplannen
• Facturen van isolatie, schrijnwerk, beglazing en technische installaties
• Ondertekende lastenboeken, meetstaten en werfverslagen
• Technische fiches die bij een factuur of aantoonbare uitvoering horen
• EPB-aangiften, eerdere EPC's en relevante gegevens uit de Woningpas
• Gedateerde foto's van werken die later niet meer zichtbaar zijn
• Premie- of subsidiedossiers en opleveringsdocumenten

Welke onderdelen onderzoekt de energiedeskundige?

Tijdens het verplichte plaatsbezoek worden de gebouwschil en de technische installaties onderzocht. De deskundige meet de relevante volumes en oppervlakten en bekijkt onder meer daken, muren, vloeren, ramen, deuren, verwarming, sanitair warm water, ventilatie en aanwezige zonne-energiesystemen.

Zorg dat zolders, kelders, technische ruimten, ketels, meters en andere relevante zones veilig bereikbaar zijn. Een plaatsbezoek blijft verplicht, ook wanneer u een volledig dossier of een eerder EPC bezit.

Niet elke waarde op een factuur mag worden overgenomen

Het inspectieprotocol bepaalt per eigenschap welke bron aanvaardbaar is. Merk en type van een product kunnen bijvoorbeeld helpen om technische waarden in een betrouwbare databank of fiche op te zoeken, terwijl een losse waarde op een offerte of factuur niet noodzakelijk rechtstreeks mag worden ingevoerd.

Daarom beoordeelt de energiedeskundige niet alleen of een document bestaat, maar ook welke informatie daaruit juridisch en technisch bruikbaar is.

Geen documenten?

Ook zonder volledig dossier kan meestal een EPC worden opgemaakt. De deskundige gebruikt dan de vaststellingen ter plaatse en de standaardregels van het inspectieprotocol. Laat vooraf weten welke informatie ontbreekt, zodat voldoende tijd en toegang kan worden voorzien.

Wilt u zelf een kleine opening maken om bijvoorbeeld niet-zichtbare isolatie aantoonbaar te maken, bespreek dan vooraf waar dat zinvol en veilig is. De energiedeskundige voert zelf geen destructief onderzoek uit.

Controleer uw pakket vóór verzending

Een overzichtelijk dossier voorkomt dat belangrijke bewijsstukken tussen irrelevante bestanden verdwijnen.

• Bestandsnamen vermelden het onderzochte onderdeel en jaartal
• Adres en uitvoeringslocatie zijn leesbaar
• Factuur en bijbehorende offerte worden samen bezorgd
• Foto's tonen zowel de uitvoering als voldoende context van het pand
• Persoonsgegevens die niet nodig zijn worden vooraf afgeschermd