EPC gemeenschappelijke delen: wat moet een syndicus voorbereiden?

Begin met de juiste afbakening van het appartementsgebouw

Een EPC van de Gemeenschappelijke Delen wordt per appartementsgebouw opgemaakt. Die afbakening valt niet noodzakelijk samen met één huisnummer, één ingang of de juridische structuur van de VME.

Bezorg daarom de beschikbare basisakte, plannen, adressen en informatie over de verschillende ingangen of bouwdelen. De energiedeskundige controleert vervolgens welke delen binnen het onderzochte gebouw vallen.

Welke gebouwen hebben een EPC gemeenschappelijke delen nodig?

Elk appartementsgebouw met minstens twee residentiële gebouweenheden moet in principe over een EPC van de Gemeenschappelijke Delen beschikken, ook wanneer er geen klassieke gemeenschappelijke traphal is of alle eenheden dezelfde eigenaar hebben.

Voor een volledig nieuw appartementsgebouw geldt een afzonderlijke timing. Laat bij twijfel eerst het gebouw en de bestaande certificaten beoordelen voordat u een opdracht vastlegt.

Verzamel bewijsstukken vóór het plaatsbezoek

De kwaliteit van het dossier is belangrijk omdat gegevens uit het EPC van de gemeenschappelijke delen worden gebruikt bij de opmaak van EPC’s voor de afzonderlijke eenheden. Mondelinge verklaringen alleen volstaan niet als bewijs van materialen of uitgevoerde werken.

Vraag documenten tijdig op bij de VME, mede-eigenaars, vorige syndicus, architect, aannemers en onderhoudsfirma’s. De energiedeskundige bepaalt welke stukken volgens het inspectieprotocol bruikbaar zijn.

• Basisakte, uitvoeringsplannen en as-builtplannen
• Facturen en technische fiches van dak-, gevel- en vloerisolatie
• Informatie over ramen en deuren in gemeenschappelijke ruimten
• Gegevens van collectieve verwarming, koeling, sanitair warm water en ventilatie
• Documentatie van zonnepanelen en andere zonne-energiesystemen
• Eerdere EPC’s en bewijs van latere energetische werken

Regel toegang tot alle relevante gebouwdelen

Niet alleen de inkomhal en trappen behoren tot het onderzoek. Ook het dak, de buitenmuren, de onderste vloer, scheidingsconstructies en collectieve installaties spelen een rol.

Zorg dat daken, kelders, technische lokalen, stookplaatsen en gemeenschappelijke circulatieruimten veilig toegankelijk zijn. Stem sleutels, badges, begeleiding en eventuele veiligheidsvoorschriften vooraf af.

Informeer mede-eigenaars op tijd

Mede-eigenaars kunnen over facturen, foto’s of informatie beschikken die niet in het centrale VME-dossier zit. Een duidelijke oproep vóór het plaatsbezoek vergroot de kans dat relevante bewijsstukken tijdig beschikbaar zijn.

Leg daarbij uit dat een volledig en correct EPC gemeenschappelijke delen ook van belang is voor de EPC’s van de appartementen en andere eenheden in het gebouw.

Wanneer moet het EPC worden vernieuwd?

Een EPC van de Gemeenschappelijke Delen is maximaal tien jaar geldig. Het moet eerder worden vernieuwd wanneer minstens 15% van de gebouwschil wordt vervangen of bijkomend geïsoleerd, of wanneer bepaalde collectieve installaties worden vervangen of nieuw geplaatst.

Meld geplande of recent uitgevoerde werken daarom bij de aanvraag. De energiedeskundige kan dan beoordelen of een bestaand certificaat nog bruikbaar is of een actualisatie nodig heeft.

Compacte checklist voor de syndicus

Bezorg bij de eerste aanvraag voldoende informatie om de omvang, toegang en planning correct in te schatten.

• Volledig adres en alle bijbehorende huisnummers
• Aantal residentiële en niet-residentiële eenheden
• Contactgegevens van syndicus of gebouwbeheerder
• Basisakte, plannen en bestaande certificaten
• Overzicht van collectieve installaties en energetische werken
• Praktische toegang tot dak, kelder en technische lokalen
• Gewenste timing en geplande vergadering, verkoop of renovatie