1. Wie is verantwoordelijk?
BAITOKIL BV, handelend onder de naam Keurvia, is verwerkingsverantwoordelijke. De maatschappelijke zetel is gevestigd te Koestraat 64, 2270 Herenthout, België. Ondernemings- en btw-nummer: BE 0803.667.863. Voor privacyvragen kunt u mailen naar info@keurvia.be.
2. Welke gegevens verwerken we?
We verwerken gegevens die u zelf bezorgt. Via het terugbelformulier zijn dat uw naam, telefoonnummer en, als u dit invult, uw e-mailadres. Via het offerteformulier verwerken we daarnaast de straatnaam, het huisnummer, de postcode en gemeente van het te keuren pand, het type pand, de gewenste diensten, timing en uw bericht. Tijdens een offerte of opdracht kunnen daar plannen, foto's, attesten, facturatiegegevens, afspraken en andere relevante pand- of dossiergegevens bijkomen.
Bij een bezoek aan de website verwerken de hosting- en beveiligingssystemen ook gewone technische verzoekgegevens, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, browserkenmerken en fout- of beveiligingsmeldingen. Op de homepage kan Keurvia actuele openbare Google-recensies tonen via een widget van Jotform. Pas nadat u hiervoor kiest en de recensies bijna in beeld komen, maakt uw browser verbinding met Jotform en, voor auteursafbeeldingen of doorkliklinks, mogelijk met Google. Daarbij kunnen Jotform en Google technische verzoekgegevens zoals IP-adres, user-agent en verwijzende pagina verwerken. Die gegevens zijn nodig om de website af te leveren, de gekozen externe inhoud te tonen, geautomatiseerd misbruik te herkennen en technische problemen te onderzoeken.
De gegevens komen doorgaans rechtstreeks van u. Wanneer iemand anders de aanvraag of opdracht voor u regelt, kunnen ze afkomstig zijn van bijvoorbeeld een eigenaar, huurder, syndicus, vastgoedprofessional of andere vertegenwoordiger. Dossierinformatie kan daarnaast afkomstig zijn uit documenten die partijen bezorgen en uit bevoegde overheids- of certificatiedatabanken. Als u gegevens over een andere persoon bezorgt, vragen we u die persoon waar nodig hierover te informeren.
3. Waarom en op welke grond?
- Uw vraag of offerteaanvraag beoordelen en beantwoorden: noodzakelijke stappen op uw verzoek vóór een mogelijke overeenkomst.
- Een aanvaarde opdracht plannen, uitvoeren, opvolgen en factureren: uitvoering van de overeenkomst.
- Boekhoudkundige, fiscale, certificatie- en andere wettelijke verplichtingen naleven: wettelijke verplichting.
- Dossiers beveiligen, misbruik voorkomen, de dienstverlening organiseren en rechten verdedigen: gerechtvaardigd belang, na afweging van uw belangen.
De website gebruikt de gegevens uit de formulieren niet voor nieuwsbrieven, profiling of eigen marketing.
De velden die als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om uw aanvraag correct te beoordelen en te beantwoorden. Voor een terugbelverzoek zijn naam en telefoonnummer verplicht; het e-mailadres is optioneel. Voor een offerte zijn ook andere aanvraaggegevens nodig. Keurvia neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissingen die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare belangrijke gevolgen hebben.
4. Wat gebeurt er met een websiteaanvraag?
De website controleert de ingevulde gegevens en stuurt de aanvraag via een versleutelde verbinding rechtstreeks naar het afgeschermde WordPress-aanvraagsysteem van Keurvia. Daar worden de gegevens opnieuw gecontroleerd en niet-publiek bewaard voor beoordeling en opvolging. Keurvia ontvangt per e-mail een overzicht met een referentienummer. De klant ontvangt alleen een bevestigingsmail wanneer een e-mailadres is opgegeven.
Om geautomatiseerd misbruik te beperken gebruiken de formulieren een verborgen controleveld, een minimale invultijd, strikte veld- en herkomstcontroles, verzendlimieten en een tijdelijke, eenrichtingsgehashte netwerkidentificatie.
Het IP-adres wordt niet bij het aanvraagdossier opgeslagen. De tijdelijke hash wordt niet gebruikt om bezoekers te volgen en vervalt automatisch na het toepasselijke limietvenster. De inzet van deze controles steunt op het gerechtvaardigde belang van Keurvia om de formulieren, de e-maildienst en persoonsgegevens tegen spam en geautomatiseerd misbruik te beschermen.
Uw EPC-simulatie
Voor de simulator vragen we woningkenmerken en technische eigenschappen, zonder naam, contactgegevens of adres. Wanneer u de berekening start, verwerkt het aanvraagsysteem van Keurvia uw antwoorden met een eigen, vooraf gekalibreerd rekenmodel op de Keurvia-server. Voor deze berekening worden de woninggegevens niet naar een externe rekenservice doorgestuurd. Keurvia bewaart de losse woningantwoorden en simulatieresultaten niet als dossier.
Kiest u daarna voor een offerte, dan bewaart uw browser de woningantwoorden en het eventuele resultaat tijdelijk in het huidige tabblad. Deze gegevens zijn maximaal één uur bruikbaar voor overdracht en worden na een geslaagde aanvraag verwijderd. U kunt het meesturen in het offerteformulier uitvinken. Alleen bij het verzenden van die aanvraag worden de gekozen woninggegevens en de simulatieresultaten onderdeel van het afgeschermde aanvraagdossier, met dezelfde bewaartermijn.
We tellen starts, geslaagde berekeningen, niet-ondersteunde routes en ontvangen EPC-aanvragen per dag. Herberekeningen tellen opnieuw als geslaagde berekening; de tellers zijn geen telling van unieke bezoekers. Deze dagtotalen bevatten geen woningantwoorden, adressen of bezoekersprofielen en worden dertien maanden bewaard. Voor misbruikbeperking gebruiken we afzonderlijke tijdelijke netwerktellers met een dagelijks wisselende eenrichtingshash. Die worden bij de geplande dagelijkse opruiming verwijderd. Hosting- en beveiligingslogs kunnen daarnaast gewone technische verzoekgegevens bevatten.
5. Met wie delen we gegevens?
Alleen wanneer dat nodig is kunnen gegevens worden verwerkt of gedeeld met:
- Vimexx voor de afgeschermde WordPress-omgeving en zakelijke e-mail;
- Google Firebase Hosting voor het aanbieden van de statische bestanden van de publieke website; de inhoud van de formulieren wordt rechtstreeks naar het WordPress-aanvraagsysteem verzonden;
- Jotform voor het ophalen en tonen van de openbare Google-bedrijfsbeoordelingen, recensies en auteursvermeldingen;
- Google als oorspronkelijke bron van de openbare bedrijfsbeoordelingen en recensies;
- bevoegde deskundigen, erkende keuringsinstanties, certificatie-instellingen en laboratoria die voor de gevraagde dienst nodig zijn;
- boekhouders, professionele adviseurs en verzekeraars wanneer dit noodzakelijk is;
- VEKA, OVAM of andere bevoegde overheden en databanken wanneer registratie of doorgifte wettelijk vereist is.
Deze ontvangers krijgen alleen gegevens die zij voor hun taak nodig hebben. Leveranciers die in onze opdracht verwerken, moeten passende beveiligings- en privacywaarborgen toepassen.
Sommige leveranciers kunnen technische gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wanneer dat gebeurt, verlangt Keurvia een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen. U kunt via info@keurvia.be meer informatie vragen over de waarborgen die in uw situatie van toepassing zijn.
6. Hoe lang bewaren we gegevens?
Websiteaanvragen worden automatisch verwijderd tijdens de eerste dagelijkse opruimtaak nadat ze twaalf maanden oud zijn geworden. Keurvia kan een aanvraag voordien ook handmatig verwijderen. Wanneer een aanvraag tot een offerte, opdracht of ander dossier leidt, kunnen relevante gegevens buiten het aanvraagsysteem verder worden bewaard zolang dat nodig is voor de uitvoering en toepasselijke wettelijke, fiscale, beroeps- en aansprakelijkheidstermijnen.
7. Beveiliging
Keurvia neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde webverbindingen, toegangsbeperking, servervalidatie, misbruikbeperking en het gescheiden beheren van geheime mailinstellingen. Geen enkel elektronisch systeem kan echter absolute veiligheid garanderen.
8. Uw rechten
U kunt binnen de wettelijke voorwaarden vragen om inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Wanneer verwerking op toestemming steunt, kunt u die toestemming intrekken zonder dat dit eerdere verwerking ongeldig maakt. We kunnen om redelijke identificatie vragen voordat we een verzoek uitvoeren.
Stuur uw verzoek naar info@keurvia.be. U hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel.
9. Cookies, wijzigingen en versie
De publieke website gebruikt geen eigen advertentietrackers. De recensiewidget wordt alleen na uw keuze geladen en pas wanneer de betreffende homepage-sectie bijna in beeld komt. Op deze externe inhoud zijn het privacybeleid van Jotform, de aanvullende gebruiksvoorwaarden van Google Maps en het privacybeleid van Google van toepassing. Meer informatie staat in de cookieverklaring. We passen deze privacyverklaring aan wanneer de website, leveranciers of verwerking wijzigen. Materiële wijzigingen worden vóór of uiterlijk bij de inwerkingtreding op passende wijze meegedeeld.
Laatste update: 7 september 2026.