Plaatsbeschrijving bij intrede of uittrede

Welke plaatsbeschrijving past bij uw situatie?

Het doel en het opnamemoment bepalen wat zinvol moet worden vastgelegd. Leg daarom vóór de afspraak vast om welke variant het gaat en welke ruimten en onderdelen tot de opdracht behoren.

Een opname van alleen bepaalde ruimten of onderdelen is een feitelijke deelopname. Ze geldt niet automatisch als een volledige wettelijke, omstandige plaatsbeschrijving van het hele gehuurde goed.

• Bij intrede: de begintoestand binnen de afgesproken scope
• Bij uittrede: vergelijking met de ondertekende intredende plaatsbeschrijving
• Tussentijds: de actuele toestand, eventueel gericht op bepaalde zones
• Voor of na werkzaamheden: dezelfde afgesproken zones of onderdelen op beide momenten vastleggen

Wat neemt Keurvia binnen de afgesproken scope op?

De uitvoerder noteert de zichtbare en rechtstreeks vaststelbare toestand van de afgesproken ruimten en onderdelen. Foto's zijn altijd onderdeel van de opname. Andere gegevens worden opgenomen wanneer ze voor de opdracht relevant, aanwezig en bereikbaar zijn.

• Zichtbare afwerking, gebruikssporen, gebreken en beschadigingen
• Meterstanden wanneer de meters aanwezig en bereikbaar zijn
• Aanwezige of overhandigde sleutels, badges en afstandsbedieningen
• Meubels en losse inhoud bij gemeubelde verhuur wanneer die binnen de opdracht vallen
• Buitenruimten, garage en bijgebouwen wanneer die zijn afgesproken en bereikbaar zijn
• De zichtbare toestand en eenvoudig vaststelbare werking van vaste onderdelen en aanwezige toestellen wanneer die binnen de opdracht vallen

Waar stopt de controle?

Vaste onderdelen en aanwezige toestellen worden alleen eenvoudig ter plaatse gecontroleerd, zonder demontage of technische metingen. Dit is geen technische keuring, diagnose of garantie. Een niet-toegankelijke zone of niet-controleerbare toestand wordt niet als waargenomen voorgesteld.

Bij een uittrede kan Keurvia feitelijk duiden of een zichtbaar verschil lijkt te passen bij slijtage of schade. Keurvia raamt geen herstel- of schadebedragen en beslist niet bindend over aansprakelijkheid. Ook ouderdom, overmacht en herstellingen ten laste van de verhuurder kunnen juridisch relevant zijn.

Van ontwerp naar definitief verslag

Keurvia gebruikt een controleerbare opmerkingenroute. Het uitblijven van een reactie geldt niet automatisch als aanvaarding of ondertekening.

1. Keurvia bezorgt het ontwerp per e-mail, of op papier wanneer dat bij de aanvraag is gevraagd.
2. Feitelijke opmerkingen kunnen per e-mail of telefonisch worden gemeld.
3. Een telefonische opmerking wordt per e-mail bevestigd om misverstanden te vermijden.
4. Keurvia controleert de opmerking tegenover de vaststellingen, foto's en beschikbare documenten en verwerkt correcte feitelijke opmerkingen.
5. Komt er geen reactie, dan contacteert Keurvia de opdrachtgever voor een definitieve bevestiging; stilte is geen automatische aanvaarding.
6. Na ontvangst van de volledige betaling bezorgt Keurvia het definitieve verslag standaard digitaal per e-mail, tenzij de offerte of de afspraak anders bepaalt. De finale Keurvia-versie vervangt niet de vereiste datering en ondertekening door de partijen.

Officiële bron: FOD Justitie — Boek 5, artikel 5.20 over stilzwijgen ↗

Wat bereidt u vóór de afspraak voor?

Bezorg voldoende informatie om het doel en de scope vooraf duidelijk vast te leggen. Wat ontbreekt of niet bereikbaar is, kan niet als waargenomen worden opgenomen.

• Volledig adres, type plaatsbeschrijving en afgesproken opnamemoment
• De ruimten en onderdelen die tot de opdracht behoren
• Contactgegevens van de betrokken partijen of vertegenwoordigers en duidelijke toegang
• De ondertekende intredende plaatsbeschrijving bij een uittredevergelijking
• Informatie over recente werkzaamheden of relevante wijzigingen
• Aanwezige of overhandigde sleutels, badges en afstandsbedieningen en toegang tot relevante meters

Welke wettelijke context geldt bij Vlaamse woninghuur?

De wettelijke uitleg hieronder gaat over woninghuur in Vlaanderen waarop het Vlaams Woninghuurdecreet van toepassing is. Voor oudere huurovereenkomsten, niet-residentiële huur en afzonderlijke toestandsopnames kan het juridische kader verschillen.

Bij intrede wordt de omstandige plaatsbeschrijving opgesteld wanneer het pand onbewoond is of tijdens de eerste maand waarin de huurder erover beschikt. Bij uittrede gebeurt de tegensprekelijke vaststelling, wanneer een partij daarom verzoekt, uiterlijk bij de teruggave en aanvaarding van de sleutels.

Voor een tegensprekelijke plaatsbeschrijving worden huurder en verhuurder, of hun vertegenwoordigers, bij de opmaak betrokken. Een rapport dat alleen door de opdrachtgever is bevestigd, is niet automatisch door de andere partij aanvaard. Het definitieve document wordt door beide partijen gedateerd en ondertekend.

Wie het document praktisch indient, wordt binnen het dossier afgesproken. Voor private woninghuur in Vlaanderen blijft de wettelijke registratieplicht van de huurovereenkomst en de intredende plaatsbeschrijving bij de verhuurder.

Officiële bron: Vlaams Woninghuurdecreet — artikelen 9, 11 en 39 ↗