Maak de plaatsbeschrijving tijdig en samen op
Bij de start van een woninghuur in Vlaanderen moeten huurder en verhuurder een gedetailleerde plaatsbeschrijving opmaken. Dat gebeurt wanneer de woning nog onbewoond is of uiterlijk tijdens de eerste maand waarin de huurder over de woning beschikt.
De plaatsbeschrijving moet tegensprekelijk zijn: beide partijen of hun vertegenwoordigers krijgen de mogelijkheid om de vaststellingen te volgen en opmerkingen te maken. Het definitieve document wordt gedateerd en door beide partijen ondertekend.
Leg eerst het doel en de scope van de opname vast
Keurvia voert plaatsbeschrijvingen uit bij intrede, uittrede, tussentijds en voor of na werkzaamheden. Die momenten dienen niet hetzelfde doel. Bij uittrede is de ondertekende intredende plaatsbeschrijving de vergelijkingsbasis; bij een voor- en na-opname moeten dezelfde afgesproken zones of onderdelen op beide momenten controleerbaar zijn.
De opdracht kan het volledige pand of bepaalde ruimten en onderdelen omvatten. Een feitelijke deelopname geldt niet automatisch als een volledige wettelijke, omstandige plaatsbeschrijving van het hele gehuurde goed.
Waarom een algemene omschrijving niet volstaat
Een formulering zoals ‘de woning is in goede staat’ legt niet vast welke gebruikssporen, beschadigingen of afwerkingen al aanwezig waren. Een bruikbaar verslag beschrijft binnen de afgesproken scope precies waar een vaststelling zich bevindt en waarop ze betrekking heeft.
Foto’s ondersteunen die beschrijving, maar vervangen een duidelijke tekst niet. Noteer bij een foto waar en wat zichtbaar is, zodat het beeld later ondubbelzinnig aan de juiste vaststelling kan worden gekoppeld.
Wat wordt praktisch opgenomen?
Foto's zijn bij een plaatsbeschrijving door Keurvia altijd onderdeel van de vaststellingen. De overige inhoud hangt af van de afgesproken scope en van wat ter plaatse aanwezig, bereikbaar en rechtstreeks vaststelbaar is.
De werking van een vast onderdeel of aanwezig toestel wordt alleen via eenvoudige bediening ter plaatse genoteerd wanneer dat binnen de opdracht valt. Dit is geen technische keuring, diagnose of garantie; Keurvia demonteert niets en voert geen technische metingen uit.
- Zichtbare toestand van afwerkingen, gebruikssporen, gebreken en beschadigingen
- Meterstanden wanneer de meters aanwezig en bereikbaar zijn
- Aanwezige of overhandigde sleutels, badges en afstandsbedieningen
- Meubels en losse inhoud bij gemeubelde verhuur wanneer die binnen de opdracht vallen
- Buitenruimten, garage en bijgebouwen wanneer die zijn afgesproken en bereikbaar zijn
- Zichtbare toestand en eenvoudig vaststelbare werking van vaste onderdelen en aanwezige toestellen wanneer die binnen de opdracht vallen
Bereid het bezoek voor
Zorg dat de afgesproken ruimten en onderdelen goed zichtbaar en bereikbaar zijn. Leg aanwezige of overhandigde sleutels, badges en afstandsbedieningen klaar en maak relevante meters bereikbaar wanneer de standen binnen de opdracht moeten worden opgenomen.
Bezorg vooraf het huurcontract, de afgesproken scope en bij uittrede de ondertekende intredende plaatsbeschrijving. Meld ook recente werkzaamheden of wijzigingen en geef bij gemeubelde verhuur aan welke meubels en losse inhoud moeten worden opgenomen.
Controleer het ontwerp vóór ondertekening
Keurvia bezorgt het ontwerp per e-mail, of op papier wanneer dat bij de aanvraag is gevraagd. Feitelijke opmerkingen kunnen per e-mail of telefonisch worden gemeld. Een telefonische opmerking wordt per e-mail bevestigd; correcte feitelijke opmerkingen worden na controle tegenover de vaststellingen, foto's en beschikbare documenten verwerkt.
Komt er geen reactie, dan contacteert Keurvia de opdrachtgever voor bevestiging. Het uitblijven van een reactie geldt niet automatisch als aanvaarding of ondertekening. Na ontvangst van de volledige betaling bezorgt Keurvia het definitieve verslag standaard digitaal per e-mail, tenzij de offerte of de afspraak anders bepaalt.
De finale Keurvia-versie vervangt niet de vereiste datering en ondertekening door de partijen. Bij private woninghuur rust de wettelijke registratieplicht van de huurovereenkomst en de intredende plaatsbeschrijving op de verhuurder; wie praktisch indient, wordt binnen het dossier afgesproken.
Wie betaalt een gezamenlijk aangestelde deskundige?
Huurder en verhuurder kunnen zelf samen het verslag opmaken of gezamenlijk een deskundige aanstellen. Wanneer ze samen voor een deskundige kiezen, dragen ze volgens de Vlaamse overheidsinformatie ieder de helft van dat ereloon.
Laat vóór de opdracht duidelijk vastleggen wie opdrachtgever is, welke ruimten worden opgenomen, hoe opmerkingen worden verwerkt en welke kostverdeling werd afgesproken.
Wat gebeurt er bij uittrede?
Bij het einde van de huur vergelijkt Keurvia de zichtbare en rechtstreeks vaststelbare toestand met de ondertekende intredende plaatsbeschrijving. De uitvoerder kan feitelijk duiden of een zichtbaar verschil lijkt te passen bij slijtage of schade. Ook ouderdom, overmacht en herstellingen ten laste van de verhuurder kunnen juridisch relevant zijn.
Wanneer een partij om een uittredende plaatsbeschrijving verzoekt, gebeurt de tegensprekelijke vaststelling uiterlijk bij de teruggave en aanvaarding van de sleutels. Keurvia raamt geen herstel- of schadebedragen en beslist niet bindend over aansprakelijkheid of een juridisch geschil.
Compacte checklist voor de afspraak
Met deze voorbereiding kan de opname efficiënt en controleerbaar verlopen.
- Huurcontract en contactgegevens van de betrokken partijen of vertegenwoordigers
- Afgesproken scope goed zichtbaar en toegankelijk
- Aanwezige of overhandigde sleutels, badges en afstandsbedieningen
- Toegang tot relevante meters en informatie over aanwezige toestellen
- Ondertekende intredende plaatsbeschrijving bij uittrede
- Inventaris bij gemeubelde verhuur
- Afspraken over opmerkingen, ondertekening en praktische registratie
Gerelateerde vastgoedkeuringen
Bronnen en regelgeving inhoudelijk gecontroleerd op .